La cinta para y tu maleta no ha salido. Lo que hagas en los siguientes veinte minutos determina si recuperas el equipaje rápido y cobras los gastos, o si acabas discutiendo por correo durante seis meses. La buena noticia es que el 97 % del equipaje extraviado aparece; la mala es que el papeleo no perdona los errores de la primera hora.
Lo primero: no salgas de la zona de recogida
Este es el error que más caro sale. Una vez cruzas la puerta de aduanas, reclamar se complica enormemente: la aerolínea puede alegar que recibiste el equipaje correctamente y te tocará a ti demostrar lo contrario.
Busca el mostrador de equipajes o «lost & found», que siempre está dentro de la sala de recogida, y abre el parte antes de salir. Aunque haya cola. Aunque te estén esperando fuera.
El parte PIR: el documento que lo decide todo
PIR son las siglas de Property Irregularity Report. Es el documento oficial que abre el expediente, y sin él no existe la reclamación. Al abrirlo te darán un código de referencia de diez caracteres (algo como MADIB12345) con el que podrás seguir la búsqueda.
Comprueba antes de firmar que estos datos son correctos:
- La descripción de la maleta: marca, color exacto, tipo de material y señas particulares. «Maleta negra» no sirve de nada; «maleta rígida negra con una pegatina roja en la tapa» sí.
- Tu dirección de entrega, que debe ser donde vayas a estar, no tu domicilio habitual si estás de viaje. Si cambias de hotel, avísales.
- Un teléfono con roaming activo y un correo que consultes. Muchas entregas fallan porque no localizan al pasajero.
- El número de tu vuelo y el de la etiqueta del equipaje, ese resguardo adhesivo que te pegan en la tarjeta de embarque al facturar.
Antes de volar: haz una foto de tu maleta cerrada y otra de su contenido cuando la prepares. Suena excesivo hasta el día que te piden que justifiques qué había dentro.
Los plazos legales que no puedes dejar pasar
El equipaje se rige por el Convenio de Montreal, que fija plazos cortos y estrictos:
| Situación | Plazo para reclamar | Desde cuándo |
|---|---|---|
| Equipaje dañado | 7 días | La entrega del equipaje |
| Equipaje retrasado | 21 días | La entrega efectiva |
| Equipaje declarado perdido | 2 años | La fecha de llegada del vuelo |
Una maleta se considera oficialmente perdida a los 21 días sin aparecer. Hasta entonces está «retrasada», y la aerolínea tiene la obligación de buscarla y de cubrirte los gastos de primera necesidad mientras tanto.
Qué puedes gastar mientras no aparece
Tienes derecho a comprar lo imprescindible y que te lo reembolsen. No hay una lista cerrada, pero el criterio que aplican las aerolíneas y los tribunales es el de «gastos razonables y proporcionados»:
- Ropa interior, calcetines y una muda básica.
- Artículos de higiene personal.
- Ropa adecuada al clima o al motivo del viaje, si el tuyo lo requiere. Si vas a una boda y tu traje iba en la maleta, un traje entra dentro de lo razonable.
- Cargadores y adaptadores si los llevabas facturados.
Guarda todos los tiquets originales y paga con tarjeta siempre que puedas, para tener doble justificante. Evita compras de lujo: una camisa de 400 € te la van a rechazar aunque sea tu talla.
Cuánto te pueden llegar a pagar
El Convenio de Montreal fija un límite máximo de responsabilidad de la aerolínea de aproximadamente 1.600 € por pasajero (técnicamente 1.288 DEG, una unidad de cuenta del FMI que se revisa cada cinco años). Ese tope cubre el conjunto: retraso, daño y pérdida.
Si llevas objetos de más valor, existe la figura de la declaración especial de valor: se hace al facturar, tiene un coste añadido y eleva el límite. Casi nadie la usa, pero es la única forma de estar cubierto por encima de esa cifra.
Por eso la recomendación de siempre sigue siendo la mejor: los objetos de valor, la medicación, los documentos y la electrónica cara nunca van facturados. Ninguna indemnización te devuelve el tiempo de reponerlos.
Los cinco errores que dejan sin cobrar
- Salir del aeropuerto sin el PIR. Es el número uno, con diferencia.
- Describir la maleta de forma genérica, lo que hace que el sistema mundial de búsqueda no la case con ninguna de las miles de maletas sin dueño.
- Tirar los tiquets de las compras de emergencia.
- Dejar pasar los 7 o 21 días mientras esperas a que la aerolínea conteste. El plazo corre igual aunque estés esperando respuesta.
- Aceptar la primera oferta sin comprobar si cubre lo que has gastado.
Si la maleta aparece dañada
Mismo procedimiento, pero con un matiz importante: solo tienes 7 días, y conviene abrir el parte en el propio aeropuerto aunque el daño parezca menor. Fotografía la maleta antes de salir de la sala de recogida, con la etiqueta visible en la misma imagen.
Las aerolíneas suelen excluir el desgaste normal, ruedas y asas —que es justo lo que más se rompe— así que documentar bien el estado previo con la foto que hiciste al facturar marca la diferencia.
Cómo lo gestionamos nosotros
Nuestro servicio de asistencia de equipaje abre el PIR en el aeropuerto correcto y en plazo, hace el seguimiento con la aerolínea, presenta la reclamación de gastos y persigue la respuesta hasta el final. Tú nos mandas las fotos y los tiquets por WhatsApp y no vuelves a llamar a nadie.